Menghitung Kebutuhan Unit Saat Tim Tumbuh Cepat

Organisasi yang tumbuh cepat menghadapi dua kesalahan yang sama-sama mahal. Kekurangan perangkat membuat karyawan baru menganggur di minggu pertama, sementara kelebihan perangkat berarti membayar unit yang tidak dipakai selama berbulan-bulan.

Tulisan ini membahas cara menghitung di antara keduanya, dengan pendekatan yang bisa dijalankan tanpa data historis yang panjang.

Mulai dari Rencana Perekrutan, Bukan dari Jumlah Sekarang

Kebutuhan perangkat mengikuti tanggal masuk karyawan, bukan jumlah karyawan saat ini. Karena itu titik awalnya adalah rencana perekrutan per bulan, bukan angka total.

Yang perlu ditambahkan pada rencana itu adalah waktu tunggu pengadaan. Kalau perangkat butuh beberapa hari sampai siap dipakai, kebutuhan harus dipenuhi sebelum tanggal masuk, bukan pada tanggal masuk.

Perhitungkan juga bahwa rencana perekrutan jarang tepat. Sebagian posisi terisi lebih lambat, sebagian lebih cepat, dan sebagian batal. Ini alasan mengapa kontrak yang bisa ditambah bertahap lebih cocok untuk organisasi bertumbuh daripada pengadaan sekaligus di awal.

Menghitung Cadangan yang Wajar

Selain kebutuhan per orang, ada kebutuhan cadangan yang sering tidak masuk hitungan.

Cadangan untuk penggantian saat unit bermasalah. Tanpa ini, setiap kerusakan berarti satu orang berhenti bekerja sampai unit pengganti tiba.

Cadangan untuk kebutuhan mendadak: karyawan baru yang masuk lebih cepat dari rencana, konsultan jangka pendek, atau pelatihan yang membutuhkan beberapa unit sekaligus.

Cadangan untuk perputaran. Karyawan keluar dan masuk tidak selalu bersamaan, sehingga ada periode unit menganggur dan periode kekurangan.

Berapa jumlah cadangan yang wajar bergantung pada ukuran armada dan seberapa cepat unit pengganti bisa tiba. Pembahasannya ada di artikel unit cadangan.

Memisahkan Kebutuhan Tetap dari Kebutuhan Sementara

Kesalahan yang umum adalah memperlakukan seluruh kebutuhan dengan satu jenis kontrak.

Kebutuhan tetap adalah perangkat untuk posisi permanen yang akan terus ada. Ini cocok dengan kontrak jangka panjang yang tarif per bulannya lebih rendah.

Kebutuhan sementara adalah perangkat untuk proyek berdurasi tertentu, konsultan, magang musiman, atau pelatihan. Memaksakan kontrak panjang untuk kebutuhan ini berarti membayar unit yang menganggur setelah kebutuhannya berakhir.

Memisahkan keduanya sejak awal biasanya lebih hemat daripada menyeragamkan semuanya, meskipun tarif per unit kontrak pendek lebih tinggi.

Menyusun Perkiraan Sederhana

Untuk tiga bulan ke depan, hitung kebutuhan dengan penambahan yang cukup rapat mengikuti rencana perekrutan, karena rentang ini biasanya sudah cukup pasti.

Untuk tiga sampai dua belas bulan berikutnya, gunakan rentang, bukan angka tunggal. Perkiraan bawah untuk kebutuhan yang hampir pasti, perkiraan atas untuk skenario pertumbuhan tercepat.

Sampaikan rentang ini kepada penyedia saat menyusun kontrak. Penyedia yang mengetahui rencana pertumbuhan Anda dapat menyiapkan ketersediaan unit dengan konfigurasi yang seragam, dan keseragaman ini yang menjaga pengelolaan armada tetap sederhana.

Menjaga Keseragaman Saat Menambah

Menambah unit secara bertahap punya risiko yang jarang disadari: unit tambahan datang dengan konfigurasi berbeda dari armada awal.

Perbedaan ini menambah pekerjaan penyiapan, membuat dukungan lebih rumit, dan kadang membuat aksesori tidak lagi cocok. Sebutkan sejak awal bahwa unit tambahan harus mengikuti konfigurasi yang sama, dan konfirmasikan ketersediaannya untuk periode pertumbuhan yang Anda rencanakan.

Menghitung Waktu Tunggu yang Sering Terlupakan

Kebutuhan perangkat tidak muncul di tanggal karyawan masuk, melainkan beberapa hari sebelumnya, dan jarak itu sering tidak dimasukkan dalam perencanaan.

Ada beberapa tahap yang memakan waktu sebelum unit siap dipakai. Unit perlu tiba dari penyedia. Konfigurasi standar perusahaan perlu dipasang. Pendaftaran ke jaringan dan sistem pengelolaan perlu diselesaikan. Akun pengguna perlu disiapkan.

Untuk organisasi yang memakai citra sistem standar, tahap konfigurasi berjalan cepat. Untuk yang menyiapkan setiap unit dari awal, tahap ini bisa memakan waktu jauh lebih lama dan menjadi penyebab utama karyawan baru menganggur di minggu pertama.

Hitung mundur dari tanggal masuk, bukan maju dari tanggal pemesanan. Cara ini langsung menunjukkan kapan pemesanan harus dilakukan.

Untuk perekrutan yang jadwalnya sering bergeser, memesan berdasarkan perkiraan bawah dan menambah bertahap lebih aman daripada memesan berdasarkan skenario paling optimistis.

Menjaga Keseragaman Saat Armada Bertambah

Menambah unit secara bertahap punya risiko yang baru terasa beberapa bulan kemudian: unit tambahan datang dengan konfigurasi yang tidak persis sama dengan armada awal.

Perbedaan kecil ini menimbulkan pekerjaan berulang. Citra sistem perlu diuji ulang, prosedur pemecahan masalah menjadi bercabang, dan aksesori kadang tidak lagi cocok.

Sebutkan sejak penyusunan kontrak bahwa unit tambahan harus mengikuti konfigurasi yang sama, dan konfirmasikan ketersediaannya untuk seluruh periode pertumbuhan yang Anda rencanakan. Ini salah satu alasan utama memilih lini yang siklus ketersediaannya panjang.

Kalau penyedia tidak bisa menjamin konfigurasi identik untuk periode panjang, lebih baik mengetahuinya di awal dan merencanakan dua tingkat konfigurasi secara sadar daripada mendapati armada terpecah tanpa disengaja. Pembahasannya ada di artikel citra sistem seragam.

Meninjau Perkiraan Secara Berkala

Perkiraan kebutuhan yang dibuat sekali di awal tahun akan meleset, dan itu wajar. Yang menentukan adalah seberapa sering ia ditinjau.

Bandingkan perkiraan dengan realisasi setiap beberapa bulan. Kalau perekrutan konsisten lebih lambat dari rencana, sesuaikan perkiraan berikutnya, bukan tetap memakai angka lama.

Perhatikan juga perputaran karyawan, bukan hanya penambahan. Unit yang kembali dari karyawan yang keluar bisa dipakai kembali untuk karyawan baru, mengurangi kebutuhan unit tambahan.

Tinjau pula apakah pemetaan konfigurasi masih sesuai. Tim yang pola kerjanya berubah mungkin membutuhkan tingkat konfigurasi berbeda dari yang direncanakan semula.

Sampaikan hasil peninjauan ini ke penyedia. Penyedia yang mengetahui arah pertumbuhan Anda dapat menyiapkan ketersediaan unit lebih baik daripada yang hanya menerima pesanan mendadak.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Lebih baik menyewa sekaligus atau bertahap?

Untuk kebutuhan yang sudah pasti, sekaligus biasanya memberi tarif lebih baik. Untuk kebutuhan yang bergantung pada rencana perekrutan, bertahap menghindari pembayaran unit menganggur.

Bagaimana kalau pertumbuhan lebih lambat dari rencana?

Kontrak yang memungkinkan penambahan bertahap membuat risiko ini kecil, karena Anda hanya menambah ketika kebutuhannya nyata.

Apakah konfigurasi armada perlu seragam?

Sangat disarankan, dengan maksimal dua tingkat konfigurasi. Lebih dari itu menyulitkan penyiapan dan dukungan tanpa manfaat yang sepadan.

Ringkasnya

Perkiraan yang berguna tidak harus akurat, cukup cukup awal dan cukup jujur tentang ketidakpastiannya. Yang paling menentukan adalah memisahkan kebutuhan tetap dari sementara, dan memastikan unit tambahan tetap seragam dengan armada yang sudah ada.